Comment arrêter de procrastiner en quelques minutes

Après avoir lu le best-seller de David Allen Getting Things Done, ou S’organiser pour réussir en français, ma façon de m’organiser a drastiquement changé. Je fais plus de choses, je les fais mieux et, surtout, je suis beaucoup moins stressée par le poids de la vie et de toutes ces petites choses que l’on doit faire, que l’on veut faire, que l’on pourrait faire. En somme, ces huit derniers mois de test de la méthode m’ont démontré que je pouvais gérer ma vie beaucoup plus simplement, avec moins de tensions et de procrastination. 

Si tu n’as pas envie de lire un obscur bouquin de 300 pages sur l’organisation — à vrai dire, qui serait excité·e par ça, à part moi ? —, je te propose ici de te présenter ce que j’ai appliqué dans ma vie après la première lecture. Sache que c’est une technique revue à ma sauce, et non pas sa méthode appliquée à la lettre. 

La méthode GTD a plusieurs niveaux. Elle convient pour le maintien d’un foyer comme pour la gestion de grandes entreprises. Elle couvre les responsabilités professionnelles, personnelles, ménagères et spirituelles. Pour qu’elle fonctionne, il suffit de mettre en place un grand principe : l’examen hebdomadaire. 

Mais avant ça, quelques notions-clés.

Le projet

Pour David Allen, un projet est quelque chose qui requiert plus d’une action. 

Ranger la vaisselle propre ne demande qu’une seule étape, ce n’est donc pas un projet. Faire checker ce grain de beauté bizarre nécessite plusieurs étapes : trouver un·e dermato, appeler pour prendre rendez-vous et y aller. C’est donc un projet. 

Parler de « projet » aide à décortiquer les tâches et agir plus vite. Si on écrit sur son planning du mois, « écrire rapport de stage », l’énergie nécessaire au démarrage sera monstrueuse. Si, par contre, on décortique le projet « rapport de stage » en déterminant la première action à accomplir (lire le rapport de stage de Machin·e, concevoir un planning de travail pour le mois, etc.), il est bien plus aisé de se lancer dans un gros projet. 

Notre cerveau n’est pas un aide-mémoire

Notre organisme sécrète des hormones de stress quand le cerveau oublie quelque chose. Sauf que ce dernier ne peut pas retenir plus de deux actions en suspend à la fois. Si on doit aller arroser les plantes de mamie, renvoyer le dossier à Jeanne et penser à prendre de la farine en allant aux courses, il est fort probable qu’une des trois informations passe à la trape. Cette situation empire si le laps de temps est plus long. 

Par exemple — situation réelle —, je n’ai noté nulle part que je devais résilier mon essai de YouTube Premium avant le 25 août. Bingo, on est le 28, et j’ai oublié. J’attends la facture avec amertume. 

Cette saturation d’informations permanentes, qui traversent notre esprit et sont ensuite stockées dans un coin poussiéreux de notre cerveau, nous amène à nous creuser la cervelle sans cesse, provoquant souvent des burn-out dont on ne saisit par l’origine. 

La solution est très simple : il faut tout noter. Du « résilier Youtube Premium » à « poster la lettre pour papy ». 

La règle des deux minutes

Cette règle est un petit bonheur. Souvent, une tâche arrive dans notre journée, que ce soit parce que notre assistant·e arrive dans notre bureau, ou parce que notre cerveau nous ressort un dossier au milieu d’une autre tâche. Dans cette situation-là, il y a deux solutions :

• Si la tâche prend moins de deux minutes, il faut la faire immédiatement. Par exemple, mettre à charger notre appareil photo dont on aura besoin le lendemain. 
• Si la tâche prend plus de deux minutes, ou que nous ne sommes pas au bon endroit, il faut impérativement la noter. Si l’appareil photo n’est pas au bureau mais chez nous, il faut se fixer un rappel pour le mettre à charger en rentrant. S’il faut écrire un mail dont la rédaction prendra 20 minutes, on le note quelque part. 

Mais où noter ? 

La question de la forme est vraiment personnelle. Il faut concevoir une ou plusieurs « boîtes de réception », comme dit Allen. Pour ma part, j’en ai deux, que je révise chaque semaine lors de mon examen hebdomadaire : 

• une application de listes sur mon téléphone, avec une liste appelée « examen hebdomadaire »
• un trieur sur mon bureau, où j’écris les projets/idées sur des petits papiers individuels. 

Que ce soit des notes sur le téléphone, une application connectée sur plusieurs appareils, une liste manuscrite, des petits papiers, l’idée est d’avoir toujours sur soi une possibilité d’écrire notre idée pour ne pas l’oublier. Si elle doit être faite avant l’examen hebdomadaire, il faut définir un rappel sur l’agenda (numérique ou manuscrit). Si elle peut être traitée lors de l’examen hebdomadaire, elle peut donc rester dormante dans la liste jusque là.

Principe de l’examen hebdomadaire 

L’exament hebdomadaire consiste à bloquer un temps dans la semaine pour évaluer toute sa vie. David Allen conseille même de faire une liste de ses valeurs morales fondamentales, et de les relire chaque semaine, pour voir si notre vie est en accord avec nos valeurs — bon, je n’y suis pas encore…

Pour ma part, je dédie environ 45 minutes de mon dimanche soir à mon examen hebdomadaire, en tant que micro-entrepreneuse et étudiante. Je suppose qu’un·e chef·fe d’entreprise nécessite plutôt deux heures.

Voilà comment je l’ai organisé :

Gestion des boîtes de réception 

Je récupère mes petits papiers de mon trieur, et ouvre mon application de listes sur mon téléphone. Je transfère tous les éléments notés sur ce dernier sur des petits papiers individuels. Par exemple, un papier pour « mettre à jour kit média » et un autre pour « commander zinc » (c’est du concret, je viens d’ouvrir ma liste pour trouver ces exemples, haha).

Puis, je divise tous les petits papiers en 6 chemises différentes :

• La chemise « A faire dans la semaine » 
• La chemise « Projets du mois », qui sont donc des projets à moyen terme, peu urgents.
• La chemise « Maison », qui traite de toutes les tâches ménagères. J’ai décidé de faire une chemise à part, puisque nous sommes deux à pouvoir les réaliser et que ça ne concerne pas que moi.
• La chemise « Projets futurs », qui sont des projets que je souhaite absolument réaliser, mais qui n’ont aucune deadline, ou alors très lointaine. 
• La chemise « Un jour, peut-être » qui contient toutes mes idées de projets, de « reprendre le piano » à « publier un ebook », qui sont des projets qui ont été pensés, mais qui ne verront peut-être pas le jour. 
• La chemise « à relire et revoir » qui contient des notes qui ne peuvent pas encore être jetées ou archivées, et que je dois relire toutes les semaines, comme un test de gestion du stress que je fais tous les ans, des notes de ma thérapeute que je n’ai pas encore intégrées, le nom d’une application qui pourrait m’être utile, etc. 

Pour que ce système fonctionne, il est impératif d’évaluer chaque entrée de chaque chemise, même celle « un jour, peut-être ». Sinon, notre cerveau perd confiance en le système et recommence à saturer et à envoyer des alertes. Si nous relisons l’information chaque semaine, notre cerveau sait qu’elle est stockée quelque part, et peut donc se reposer. 

Mes chemises sont donc remplies de centaines de petits papiers. Les relire toutes les semaines me prend moins de 10 minutes, et le principe de cette relecture est de déplacer des petits papiers, voire d’en jeter. La méthode GTD insiste sur un point : on ne peut pas tout faire, il est essentiel de faire des choix. Ainsi, plusieurs de mes projets se sont retrouvés à la poubelle, après un choix conscient de ma part. 

L’agenda

A partir du moment où nous avons une obligation qui doit être remplie à une date précise, il faut la noter dans l’agenda. Que ce soit un rendez-vous médical, amical, ou le rendu d’un dossier, toute tâche inscrite dans un temps donné doit être notée. L’examen hebdomadaire est le moment idéal pour passer en revue tous les évènements notés sur l’agenda pour la semaine qui arrive. Cela prend moins d’une minute, mais cela permet de voir le temps que nous avons. 

Le planning de travail

Etant ma propre patronne, c’est à moi de me fixer mon travail. De fait, mon examen hebdomadaire est le moment où je définis les tâches qui seront réalisées dans la semaine. Je fais également un gros planning du mois, pour ne pas avoir à débroussailler toute ma vie chaque semaine, et pouvoir me référer au planning de début de mois. C’est cette étape qui me prend le plus de temps, environ 15 minutes. 

La comptabilité

Bon, cela ne concerne que peu de personnes, mais j’ai des factures à trier et enregistrer toutes les semaines. Et, évidemment, c’est une tâche pénible que je n’ai jamais envie de faire. Savoir que je dois passer par cette étape pendant mon examen hebdomadaire me permet de mener ma semaine totalement libre de cette corvée. Et puis, cela ne me prend que 5 minutes, finalement. 

Point-clé : on rajoute à son examen hebdomadaire ce qui compte pour soi 

A part la gestion des boîtes de réception et l’agenda, tout le reste est à inventer. Qu’est-ce qui compte le plus pour nous et nous aide à être plus serein·e ?

Pour ma part, la dernière partie de mon examen est très personnelle : ayant besoin de voir mes proches pour être saine d’esprit, mais étant également esclave de cette société capitaliste qui ne voit ma valeur qu’à travers ce que je fais, j’ai donc dédié un moment pour planifier du temps avec mes ami·e·s, leur écrire pour proposer que l’on se voit dans la semaine, et ainsi ne plus les faire passer en dernier. 

Et voilà, en 45 minutes, ma semaine est planifiée, ma vie est ordonnée, je sais où je vais. Cette méthode a doublé voire triplé ma productivité, mais m’a surtout amené une plus grande sérénité et une sensation de satisfaction. En effet, je suis plus à même de me lancer dans de gros projets qui, sinon, auraient dormi dans ma tête pendant des années. Ces outils qui semblent triviaux comme les plannings, les petits papiers et l’agenda me permettent en réalité de diviser en plusieurs étapes et de créer des deadlines. C’est grâce à cela que je me suis enfin lancée dans la traduction du roman de mon père, projet initié en 2016 et qui prenait la poussière, jusqu’à ce que je fasse l’énorme inventaire de ma vie au premier examen hebdomadaire. 

Si tu veux te lancer dans cette méthode, sans lire GTD, commence par un énorme brain-dump : note TOUT ce qui te passe par la tête, fais une révision complète de ta vie. Et après, à toi de faire le tri comme tu le souhaites, en suivant ma technique des chemises ou non. Tiens-moi au courant des avancées !